• 25
  • Nov
sunshine

Checklista inför kontorsflytten

Växer ditt företag i en sådan fart att det är dags att växla uppkontor och flytta till ett nytt kontor? Är det gamla kontoret slitet och fult eller dåligt anpassat för företagets verksamhet? Här bjuder vi på en checklista som är mycket användbar för företag som ska genomföra en kontorsflytt i Stockholm.

Vi börjar med de första åtgärderna som man bör genomföra när flyttkontraktet är påskrivet. Först och främst bör man utse en flyttansvarig på företaget, så att alla vet vem man ska vända sig till med frågor. Information om flytten bör ut till de anställda så fort som möjligt, ryktesspridning vinner ingen på.

Noggrann planering förenklar arbetet
När detta är klart så planerar man tiden för flytten. Tänk på att det ofta dyker upp oförutsedda omständigheter, så se till att ge flytten ordentligt med tid. I det här läget är det också bra att kontakta fastighetsägare för besiktning. Om det behövs, kontakta även arkitekter och andra entreprenörer som kan tänkas behövas. Framförhållning rekommenderas alltid för att en kontorsflytt. Märk upp flyttkartongerna på ett tydligt och strukturerat sätt , efter avdelning, namn på medarbetare, lokal eller vilket system som passar bäst.

En detalj som är helt oumbärlig i dagens IT-samhälle är tele och datanät. Börja med att säga upp dina nuvarande avtal, eller omförhandla dem. Kolla även upp hur det ser ut på försäkringssidan.

Viktigt är att tänka igenom hur IT-systemen ska fungera på den nya adressen. Kan man flytta det nuvarande systemet, eller behöver man uppdatera det eller skaffa ett helt nytt? Ska ni ha ett fast eller trådlöst nätverk. När ni har svarat på dessa frågor, beställ telefonabonnemang och eventuellt antal linjer.

Kontakta ditt lokala tryckeri och uppdatera kontorsmaterialet som visitkort, skyltar, brevpapper, kuvert och annat.

Glöm inte att informera om företagets nya adress, självklart måste detta göras både internt och externt. Gör adressändring och ändra även posthanteringsavtalet.

Se över försäkringar och andra avtal
Försäkringar bör givetvis också ses över inför flytten. Se till att allt är undertecknat och uppdaterat samt att försäkringen gäller även under och efter en kontorsflytt. Se även över om det finns några specifika krav från myndigheter och försäkringsbolag.

Vad gäller möbleringen av kontoret, set till att vara ute i god tid och planera ordentligt. Det finns många ytor att tänka igenom noga: reception, besöksytor, vilorum, konferensrum, arbetsplatser och en hel del annat. Informera medarbetarna kontinuerligt, men öppenhet undviker man missförstånd och missunnsamhet mellan kollegor. En ritning till möblemanget underlättar alltid arbetet.

Säkerheten är viktig, i dag finns det stöldbegärlig teknisk utrustning på de flesta kontor. Se över lås- och larmsystem och se till att de är relevanta för den nya lokalen och verksamheten. Viktigt att tänka på är vilka krav försäkringsbolagen ställer på säkerheten. Ta gärna kontakt med en kompetent säkerhetskonsult.